Inwentaryzacja środków trwałych - pytania i odpowiedzi
1) Jaki zakres obejmuje inwentaryzacja środków trwałych?
Przedmiotem inwentaryzacji środków trwałych są wszystkie składniki wykazywane w bilansie jak również składniki nie wykazywane w bilansie a ujmowane ilościowo, umorzone w 100%, będące własnością innych firm/przedsiębiorstw.
2) Jakie są metody przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych?
Inwentaryzację można przeprowadzać jedną z trzech metod:
1. spis z natury
2. uzgodnienie sald
W przypadku tej metody tylko gdy własne środki trwałe znajdują się u innych osób, firm, przedsiębiorstw oraz obce środki trwałe są w posiadaniu firmy.
3. weryfikacja stanu ewidencyjnego
W przypadku tej metody tylko te środki trwałe, do których dostęp jest utrudniony.
3) W jakich przypadkach można odstąpić od inwentaryzacji?
jeżeli w stosunku do jednostki została ogłoszona upadłość z możliwością zawarcia układu, a jednostka zgodnie z nowymi możliwościami zawartymi w art. 12 ust. 3 ustawy o rachunkowości nie zamyka ksiąg rachunkowych na dzień poprzedzający ogłoszenie tej upadłości,
w przypadku połączenia lub podziału jednostek, z wyjątkiem spółek kapitałowych, jeżeli strony w drodze pisemnej umowy odstąpią od przeprowadzenia inwentaryzacji.
4) Jak należy udokumentować wyniki inwentaryzacji? Czy macie Państwo jakieś nowoczesne metody zapisywania i przechowywania dokumentów?
Udokumentowanie inwentaryzacji, jak i sposób jej przeprowadzania oraz zasady rozliczania różnic, itp. powinny być określone we własnym zakresie przez jednostkę (firmę/przedsiębiorstwo), z uwzględnieniem specyfiki działalności gospodarczej - w wydanej w tym celu instrukcji lub w dokumentacji wymaganej ustawą o rachunkowości (w art. 10 ust. 1). Inventory Solutions Polska dostosowuje dokumentację do wymagań klienta zgodnie z jego aktami wewnętrznymi. Dokumentację dostarczamy w formie papierowej oraz elektronicznej w formatach wg życzenia (najczęściej PDF, xls. txt.) zapisywane na nośnikach danych.
5) Co się dzieje w przypadku jeśli wyniki inwentaryzacji wykazują różnice między stanem rzeczywistym a stanem przedstawionym w księgach rachunkowych?
Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji wymagają odpowiedniego udokumentowania i powiązania z zapisami ksiąg rachunkowych (art. 27 ust. 1 ww. ustawy). Natomiast ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych podlegają wyjaśnieniu i rozliczeniu w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji (art. 27 ust. 2 ww. ustawy). W związku z powyższym, różnice oraz ich skutki ujawnione w trakcie inwentaryzacji księguje się najpóźniej pod datą 31 grudnia danego roku, którego dotyczy inwentaryzacja.
6) Jakie są najczęstsze utrudnienia w procesie inwentaryzacji środków trwałych?
Najczęstsze utrudnienia w procesie inwentaryzacji środków trwałych to:
identyfikacja środków trwałych,
powiązanie spisanych środków trwałych ze środkami ujętymi w księgach rachunkowych,
wyjaśnienia różnic inwentaryzacyjnych.
7) Czy możliwe są błędy w inwentaryzacji?
Ryzyka popełnienia błędu podczas inwentaryzacji nie można wyeliminować, można natomiast zmniejszać prawdopodobieństwo jego wystąpienia. Warunkiem tego jest przestrzeganie podstawowych zasad inwentaryzacji;
zasada terminowości,
zasada podwójnej kontroli,
zasada tzw. „zamkniętych drzwi”,
zasada „rzetelnego obrazu”,
zasada kompletności i kompleksowości,
zasada kolejnych czynności,
zasada zaskoczenia,
zasada uczestniczenia w spisie osób materialnie odpowiedzialnych,
zasada komisyjności,
zasada fachowości komisji spisowej.
8) Ile osób potrzebnych jest do przeprowadzenia inwentaryzacji?
Proces inwentaryzacji jest procesem złożonym i w zależności od wielkości firmy oraz jej stanu ilościowego środków trwałych do przeprowadzenia inwentaryzacji potrzeba od minimum 3 osób do maximum 20 osób.
9) Jakie są główne różnice pomiędzy metodą tradycyjną, a nowoczesną - tą którą Państwo oferujecie?
Metoda nowoczesna pozwala na skrócenie czasu całego procesu przy jednoczesnym zminimalizowaniu możliwości popełnienia błędu. Tam gdzie myli się człowiek, nie myli się elektronika. W przypadku oznaczenia środków trwałych kodami kreskowymi, przeprowadzenie inwentaryzacji polega tylko na zeskanowaniu kodów kreskowych przenośnym terminalem danych. Inwentaryzacyjna baza danych wraz z uzgodnionymi dokumentami tworzą się automatycznie. W przypadku, gdy ktoś nie posiada oznaczonych środków, na pierwszej inwentaryzacji sami je oznaczamy, dostarczając odpowiednią bazę danych. Oprócz usługi inwentaryzacji pomagamy klientom również w czasie pomiędzy inwentaryzacjami, dostarczając oprogramowanie do zarządzania środkami trwałymi, przeprowadzając audyt przestrzegania procedur zarządzania środkami oraz dostarczając wydrukowane kody kreskowe do oznaczenia nowych środków. Na życzenie klienta jesteśmy w stanie również te procedury opracować.
10) Jakim firmom/przedsiębiorstwom szczególnie polecałby Pan skorzystanie z usługi outsorcingu inwentaryzacyjnego?
Outsourcing inwentaryzacyjny polecany jest w szczególności wszystkim firmom/przedsiębiorstwom sieciowym tj, placówki handlowe (sklepy, hipermarkety), hotele, banki, placówki medyczne, edukacyjne.
Royal Brand PR