Wspólnym wysiłkiem do celu
Od czasu kiedy cała koncepcja została po raz pierwszy sformułowana przez Druckera, powstało wiele modyfikacji i przekształceń. W tym artykule opisała została koncepcja podstawowa. Zarządzanie przez cele (ZPC) jest przede wszystkim kompleksowym podejściem do funkcjonowania przedsiębiorstwa. Polega na ciągłym dążeniu do osiągania założonych postanowień, z uwzględnieniem aktualnych warunków firmy i jej możliwości. Każdy manager zdaje sobie sprawę z faktu, iż wykonanie założonych planów, to jednocześnie planowanie, kontrolowanie i ocenianie dotychczasowych działań. Kluczem do sukcesu jest tak naprawdę dostosowanie celów, które chce się osiągnąć, do własnych możliwości. Bardzo istotne jest w tym przypadku pracowanie nad celami „mniejszego kalibru”: operacyjnymi i etapowymi. Nie jedna firma wprowadzając ZPC, srodze się zawiodła, gdy nagle się okazało, że założone cele nie zostały osiągnięte.
Koncepcja ZPC, opiera się na partycypacji władzy na pracowników niższego rzędu i wprowadzenie ich w system zarządzania. Delegowanie uprawnień ma bardzo wiele zalet. Z jednej strony odciąża managerów i dyrektorów, z drugiej pozwala pracownikom na włączenie się w proces życia firmy, jednocześnie motywując ich do działania. Oczywiście wszystko pod dozą dużego zaufania do pracowników. Przekazywanie zadań pracownikom niższego szczebla jest o tyle bezpieczne dla managera, że pracownicy sami biorą udział w ustalaniu celów, które mają osiągnąć. Przy racjonalnym podziale zadań, jest duża szansa, że pracownik nie weźmie na siebie obowiązków, których absolutnie nie będzie w stanie wykonać.
Istotne jest, by cele indywidualne osiągane przez pracowników, były ściśle powiązane z wynikami przedsiębiorstwa. Pracobiorcy muszą być informowani o założeniach firmy i jej sytuacji. Tutaj komunikacja na linii kierownictwo – podwładni musi być jasna i klarowna. Pracownicy powinni mieć świadomość, jak ich zadania wpływają na kondycję firmy, jakie są korelacje pomiędzy celem indywidualnym a całej organizacji. Żeby w było to możliwe, niezwykle istotne jest jasne precyzowanie celów. Cele muszą być merytorycznie poprawnie sformułowane, a pracownik musi być absolutnie świadom, czego kierownictwo od niego wymaga. Jest to ważny krok we wprowadzaniu MBO.
Założenia ZPC opierają się na bieżącej kontroli i ocenie sytuacji. Ma to swoje zalety z kilku przyczyn. Po pierwsze ciągła kontrola wykonywanych działań, pozwoli na uniknięcie niepotrzebnego marnotrawstwa oraz błędów wynikających z indywidualnych poczynań pracowników. Przychyli również do naprawy ewentualnych błędów, których wcześniej nie dało się uniknąć. Świadoma i sprawiedliwa ocena sytuacji prowadzi do wniosków, które w przyszłości pozwolą na ewentualne korekty w planie działania.
Wprowadzając w firmie ZPC należy przede wszystkim skupić się na odpowiednim formułowaniu celów. Najważniejszą cechą oczekiwanych wyników jest ich realność. Wydaje się to dość oczywiste, jednak wielu zarządzających z wyższego szczebla władzy oraz prezesów, stawia firmom zbyt wysokie założenia. Doskonale wiadomo jak to się kończy. Stawiane przed firmą cele, powinny odzwierciedlać rzeczywiste warunki i możliwości przedsiębiorstwa.
Sztuką jest ustanowienie celów realnych i jednocześnie na tyle ambitnych, by pobudzać do działania wszystkich pracowników. Brytyjscy konsultanci sformułowali regułę SMART, która opisuje najważniejsze charakterystyczne cechy, które nadają sens oczekiwanym wynikom. Formułowanie celów zgodnie z zasadą SMART, pozwoli na uniknięcie niepotrzebnych pomyłek i straty czasu. Skrót SMART, został utworzony z pierwszych liter angielskich wyrazów: Specific, Measurable, Achievable, Rational i Trackable. Specific oznacza konkretne, racjonalnie sformułowane cele. Measurable wskazuje na możliwość pomiaru celu: np. wyniki finansowe, ilość sprzedanego towaru, liczba nowych klientów itp. Jeśli założonych celów nie można opisać liczbowo, warto wypracować własną skalę oceniania wyników. Achievable – osiągalne, czyli po prostu dostosowany do możliwości przedsiębiorstwa. Rational – pomysły na cele nie mogą być z kosmosu, lecz pasujące do struktury przedsiębiorstwa. I Trackable – czyli możliwe do prześledzenia i kontroli.
Jak każdy sposób zarządzania ma on swoje zalety, jak również i wady. To właśnie przez nie, w wielu przedsiębiorstwach nie wprowadza się tego modelu zarządzania. Do głównych niedogodności pojawiających się na drodze do ZPC są: konieczne, znaczne reorganizacje strukturowe w przedsiębiorstwie, które wymagają czasu i zaangażowania. Szkolenia dla pracowników szczebla zarządzania, którzy nie są przyzwyczajeni do delegowania własnych uprawnień. Czasem pojawiają się problemy z kierownictwem, które obawia się przenoszenia swoich obowiązków na pracowników niższego szczebla. Problemy te wynikają z faktu, iż boją się oni, iż pracownicy podrzędni będą od nich efektywniejsi. Wiele wysiłku od zarządzających wymaga fakt wypracowania systemu wyznaczania celów. Jest to bardzo czasochłonne i dość kosztowne. Konieczne jest również wprowadzenie stałej kontroli nad prowadzonymi pracami i ich wynikami. Generalnie rzecz ujmując konieczne jest w wielu przypadkach kompletna reorganizacja struktury firmy, przeprowadzenie szkoleń i długich rozmów. Najczęściej widząc ogrom prac jakie należy włożyć w firmę w związku z nowym modelem zarządzania, wyższe szczeble kierownictwa od początku zniechęcają się do tego typu innowacji, nie dostrzegając jakie mogą przynieść korzyści dla firmy.
A korzyści pojawią się z pewnością, o ile przedsiębiorstwo wprowadzając ZPC będzie przestrzegało kilku podstawowych zasad. Można też skorzystać z pomocy doradcy, który swoją wiedzą i doświadczeniem - pomoże firmie w trakcie wprowadzania systemu. Firmy, których działalność opiera się na założeniach ZPC, są bardzo zadowolone z osiąganych wyników. Najważniejszą korzyścią dla firmy jest motywacja i zadowolenie pracowników. Współuczestnictwo w tworzeniu i ustalaniu celów sprawia, że pracownicy chętniej wykonują swoje obowiązki. Sprawny system premiowy i nagrody za osiągane wyniki, plus poczucie współudziału w życiu firmy powoduje zwiększenie wydajności. A wiadomo, że dobre wyniki i osiągane cele firmy zależą od zgranego i skutecznego zespołu pracowników. Co za tym idzie, poprawia się komunikacja między pracownikami i kierownictwem. W związku z tym, usprawniony zostaje też system kontroli wykonywanych działań, który pozwala na wyeliminowanie we wczesnym etapie błędów i pomyłek.
Bez wątpienia stosowanie tej techniki wzmacnia całą organizację. Scala ją, kładąc nacisk na osiągane cele krótko- i długoterminowe. Poprawia jej kondycję dzięki sprawnemu systemowi monitoringu wykonywanych działań. - Ale jak każdy system zarządzania winien być gruntownie przemyślany i wprowadzany przy udziale wszystkich zaangażowanych pracowników. Wtedy włożony w reorganizację wysiłek z pewnością się opłaci.
Autor: Dagmara Kałdunek, IPO.pl