Hotele i ośrodki konferencyjne, czyli jak wybrać miejsce na event
Klienci biznesowi oceniając pobyty służbowe najczęściej skarżą się na zły dojazd i nie chodzi tutaj tylko o zły stan dróg czy brak odpowiednich połączeń komunikacyjnych, ale także w przypadku podróżowania samochodem o źle oznakowaną drogę do hotelu. Kolejnymi minusami są dla nich zbyt wysokie koszty usług, a także zły stan sanitarny obiektów. O ile w przypadku wygórowanych cen turystyki biznesowej klient nie za dużo może zdziałać, to już w przypadku poziomu wyposażenia może wybrać jaki standard mu odpowiada. Ponadto podczas wyboru odpowiedniego hotelu czy też obiektu konferencyjnego, w zależności od celu pobytu biznesowego należy zwrócić szczególną uwagę na jeszcze kilka elementów przedstawionych poniżej.
Sporym segmentem klientów turystyki biznesowej są osoby organizujące, bądź biorące udział w konferencjach i kongresach. W przypadku korzystania z usług obiektów o funkcjach wyłącznie konferencyjno-kongresowych można być spokojnym o poziom i zakres oferowanych usług. Są one kompleksowo przygotowane do organizacji tego typu imprez, jednakże zważywszy na ograniczoną liczbę takich ośrodków w Polsce często występują problemy z wynajęciem tych sal. Dlatego też warto z dużym wyprzedzeniem zarezerwować miejsce w takim obiekcie. Atutem tego typu ośrodków jest także szeroki wachlarz usług niestandardowych jakie oferują. Wymienić tutaj można chociażby pozyskiwanie patronatów i sponsorów, kreowanie wizerunku danej firmy czy organizowanie konferencji prasowych i kampanii medialnych. Jeśli zaś korzystamy z hotelu z zapleczem konferencyjnym musimy koniecznie sprawdzić kilka elementów. Pierwszym z nich jest odpowiednie wyposażenie techniczne, takie jak flipcharty, rzutniki, projektory multimedialne czy nagłośnienie. Warto także upewnić się, że sala posiada sprawną klimatyzację. O ile w przypadku dużych sal na kilkaset osób klimatyzacja jest standardem, to już w przypadku mniejszych sal niekoniecznie. Takiego wyposażenia z pewnością można się spodziewać w hotelach należących do grupy „Polish Prestige Hotels & Resorts” - to polska organizacja zrzeszająca ośrodki najlepiej przystosowane do obsługi turystów biznesowych, a hotele przez nią rekomendowane cieszą się dużym uznaniem w oczach klientów.
Kolejną grupą turystów biznesowych są osoby korzystające z rożnego typu eventów, wyjazdów motywacyjnych i imprez firmowych. Wyjazdy takie mają na celu nie tylko integrowanie personelu i wzmacnianie zespołu, ale coraz częściej koncentrują się także na budowaniu relacji z obecnymi i potencjalnymi kontrahentami. Dlatego też wśród szerokiej gamy eventów oferowanych przez hotele warto wybrać takie, które klienci czy pracownicy danej firmy potraktują jako nagrodę, a nawet element programu lojalnościowego.
Wśród imprez firmowych na uwagę zasługują obiekty oferujące nie tylko pikniki dla firm, ale również dla ich dzieci. Wszak pracownicy czy klienci, to nie pojedyncze osoby, ale także ich rodziny. Zadowolone dzieci, które pod opieką wyszkolonych animatorów przeżyły niezapomnianą przygodę to zadowoleni rodzicie, czyli nasi kontrahenci.
Wyjazdy motywacyjne mają na celu zwiększenie zaufania i motywacji wśród pracowników firm. Ale aby z grupy osób stworzyć trwały i efektywny zespół, dana impreza musi być nie tylko interesująca, ale przede wszystkim doskonale dopasowana do jej uczestników. Dlatego też scenariusze zajęć oferowanych przez dany hotel powinny być bardzo elastyczne. Tylko wtedy imprezy team buildingowe zaowocują trwałym i skutecznym wzmocnieniem zespołu.
Organizując event firmowy warto zwrócić uwagę na szkolenia outodoor’owe, które stają się coraz popularniejsze wśród polskich hoteli biznesowych. Imprezy takie łączą intensywne i często ekstremalne zajęcia w terenie z tradycyjnymi szkoleniami na sali konferencyjnej. Emocje wywoływane podczas takich terenowych gier znacznie zwiększają kreatywność ich uczestników, a tym samym przekładają się na zwiększenie efektywności w rozwiązywaniu konkretnych spraw biznesowych. Mimo, że szkolenia outodoor’owe znajdują się od stosunkowo niedługiego czasu w ofercie wybranych polskich hoteli, działa już Polskie Stowarzyszenie Trenerów Outdoor, które zrzesza trenerów specjalizujących się w prowadzeniu takich szkoleń. Decydując się na ofertę trenerów należących do powyższego Stowarzyszenia możemy liczyć na imprezę na najwyższym poziomie, zarówno organizacyjnym, jak i merytorycznym.
Sprawdzenie tych kilku elementów z pewnością nie zajmie zbyt dużo czasu potencjalnym klientom biznesowym, a pozwoli na uniknięcie niemiłej niespodzianki podczas pobytu służbowego i pełne zadowolenie z wybranego hotelu.
Więcej ciekawych miejsc, które pozwolą zorganizować niezapomniany event opisanych jest w „Raporcie eventy imprezy dla firm”.
Pełna treść Raportu dostępna jest pod adresem: http://www.ipo.pl/raporty/raporttieventyti2009/
Katarzyna Szczurek
IPO.pl
